Het projectcontract is de set afspraken die sturing geeft aan jouw project. Je legt hierin vast wat jullie doen, binnen welke kaders, en hoe jullie samenwerken – met de opdrachtgever én met elkaar. Als een echte deal, een psychologisch contract.
Je hoeft dit niet altijd als één groot projectplan te maken: ook losse onderdelen samen uitwerken kan houvast geven, juist bij kleinere klussen.
Klik in de figuur om per onderdeel verdieping, tools en formats te bekijken. Je kunt ook een invulbaar format projectcontract downloaden.
Projectdefinitie
De projectdefinitie legt vast wat je gaat opleveren – niet hoe. Je maakt hier concreet welk resultaat het team in deze fase moet bereiken en wat daar wel en niet onder valt. De uitwerking van hoe je dit gaat doen volgt later in het activiteitenplan.
Via de links hieronder vind je uitleg, een invulbaar format en een canvas dat goed werkt in projectstartups en teambijeenkomsten.
Download de uitleg over de projectdefinitie
Download het invulbare format
Download het projectdefinitiecanvas
Activiteitenplan
Het activiteitenplan beschrijft hoe je het project gaat uitvoeren. Je werkt dit uit nadat er overeenstemming is over wat je oplevert in de projectdefinitie.
Hoe je dit plan maakt, is minstens zo belangrijk als de inhoud: samen opstellen vergroot het commitment en benut de kennis van het team. De werkvorm creatief structureren helpt om dit gezamenlijk te doen.
Via de links hieronder vind je toelichting op het activiteitenplan en het stappenplan voor de werkvorm creatief structureren.
Meer informatie over het activiteitenplan
Download het stappenplan voor creatief structureren
Tijd - Projectplanning
Als het activiteitenplan is opgebouwd, dan is het verstandig om een overzicht van de tussenresultaten en de geplande opleverdatum expliciet op te nemen in het projectcontract. Hierover kun je dan richting de opdrachtgever en belanghebbenden rapporteren in de voortgangsrapportage.
Geld - projectbegroting
De projectbegroting komt tot stand door voor iedere activiteit in te schatten hoeveel geld ervoor moet worden gereserveerd. Dit zijn lastige inschattingen, voor complexe projecten bestaan hiervoor rekenmodellen. Ons advies voor eenvoudiger projecten is om dit zoveel mogelijk door de teamleden zelf te laten inschatten en daarnaast een centraal budget voor onvoorziene uitgaven (5-10%) te reserveren.
Kwaliteitsbeheersing
Voor veel projecten is het nuttig om expliciet te maken wanneer de (deel)resultaten goed genoeg zijn. Bedenk dit met de teamleden samen, zodat je hiervan hetzelfde beeld hebt binnen het projectteam. In het boek PMC Compact staat vrij uitgebreid beschreven hoe je met het team samen een kwaliteitstabel kunt maken. Dat is een nuttige activiteit tijdens een uitgebreide PSU of later in de definitiefase. Wij hebben het format voor de kwaliteitstabel opgenomen als bijlage in het projectcontract.
Informatiemanagement
In een professioneel projectcontract maak je met elkaar afspraken over het informatiebeheer. In welke systemen wordt wat bijgehouden, hoe houden teamleden contact met elkaar en, belangrijk voor kennisprojecten, hoe zit het versiebeheer in elkaar? Zorg dat de afspraken expliciet worden gemaakt tijdens de PSU en vastliggen in het projectcontract.
Projectorganisatie
Projectorganisatie
Werken in een projectorganisatie is iets anders dan werken in een lijnorganisatie. Het is daarom erg belangrijk om duidelijke afspraken te maken over wie welke rol heeft. Zorg begrijpt hoe de rollen werken en voor het einde van de definitiefase alle rollen voor het project duidelijk hebt vastgelegd in het projectcontract. Tijdens gesprekken hierover met de opdrachtgever, teamleden en belanghebbenden kan het nuttig zijn om een schematisch overzicht te tekenen of om eerst een krachtenveldanalyse te maken.
Communicatie
Elk project heeft baat bij een goed communicatieplan. Sommige projecten gaan hier helemaal over, in dat geval is het activiteitenplan het communicatieplan. Maar voor de meer technische projecten adviseren we een expliciete communicatiestrategie. Denk na over doelgroepen, de boodschap en de concrete acties om die voor te bereiden en te verspreiden. In elk professioneel projectcontract hoort een kopje over communicatie te staan, waarin je dit vastlegt.
Risicoanalyse & Risicomanagement
Risicomanagement is een vast onderdeel van het projectcontract en dé manier om op professionele wijze de verwachtingen rond onzekerheden te managen. De risicoanalyse is een werkvorm die je bij voorkeur samen met het team uitvoert.
Doe dit niet tijdens de PSU, maar in een vervolgbijeenkomst waarin het team ook het (verder uitgewerkte) activiteitenplan kan bekijken en aanscherpen.