Fasen in een project zijn de hoofdstappen in de tijd, van begin tot eind. Voor en na iedere fase zijn er verschillende documenten nodig om te kunnen beslissen over de volgende stap in het project. De inhoud van deze documenten komt in PMC tot stand door hier als projectteam gezamenlijk aan te werken. Een belangrijk moment hierbij is de project startup in de definitiefase van het project. In deze werkbijeenkomst komt een groot deel van de inhoud van het projectcontract tot stand.
Klik in de figuur om per onderdeel verdieping, tools en formats te bekijken.
Idee of probleem
Dit is het eerste begin van iedere opgave, en dus ook voor projecten.
Soms ontstaat het idee of probleem bij de opdrachtgever, maar veel vaker ziet een expert, gebruiker of belanghebbende een noodzaak om 'iets' te gaan verbeteren. Het is dan belangrijk om zo snel mogelijk te bepalen wie er mag beslissen om tijd, aandacht en dus ook geld te besteden aan dit idee.
Grote kans dat deze persoon de opdrachtgever van het project wordt - mits het doorgaat. De eerste fase (initiatieffase) helpt om daar een besluit over te nemen.
Initiatieffase
In veel projecten is dit een rommelige beginfase waarin nog maar net duidelijk is wat precies het probleem of idee is. De opdrachtgever moet aan de slag om te komen tot een heldere projectopdracht. In de praktijk wordt dit vaak uitgevoerd door een inhoudelijk adviseur van de opdrachtgever of door de beoogd projectleider, die dit in naam van de opdrachtgever doet. Belangrijk is daarbij dat de opdrachtgever zich blijft herkennen in de opdracht. Hij moet er uiteindelijk achter kunnen staan en goedkeuring aan kunnen geven.
Opdrachtatelier
Als de opgave in de initiatieffase nog erg onduidelijk is, kan een opdrachtatelier uitkomst bieden. In deze compacte werksessie verhelderen de belangrijkste betrokkenen (opdrachtgever, kernbelanghebbenden, beoogd projectleider) gezamenlijk de opdracht en bepalen zij hoe verder te gaan. Hier vind je meer uitleg en een agenda voor het opdrachtatelier.
Andere sturingsvormen dan een project
Het gebeurt regelmatig dat in deze fase wordt ontdekt dat de opgave om een andere sturingsvorm vraagt dan om een project. Bijvoorbeeld een programma of een verkennend proces. Dit schema helpt om te bepalen welke sturingsvorm past bij de opgave.
Opdracht
In de opdracht staat helder omschreven wat de opdrachtgever van het project vraagt. Formeel is de opdrachtgever hiervan eigenaar. In de praktijk kan de opdracht ook worden opgesteld door een projectleider of specialistisch adviseur, mits de opdrachtgever er expliciet achter staat en akkoord op geeft.
Een projectopdracht wordt ook wel aangeduid als projectbrief, briefing, startdocument, nuldocument of startnotitie. In de praktijk gebruiken we hiervoor vaak het format projectdefinitie, eventueel aangevuld met een business case.
Meer uitleg over de projectdefinitie is hier te vinden.
Hier kun je een invulbaar format projectdefinitie downloaden.
Definitiefase
In de definitiefase wordt de projectopdracht uitgewerkt tot een plan van aanpak: het projectcontract. Dit is de belangrijkste fase voor de inrichting van een succesvol project en vraagt daarom relatief veel aandacht en inspanning.
Een centraal moment in deze fase is de projectstart-up (PSU), waarin het team gezamenlijk het projectcontract vormgeeft. Daarnaast hoort ook de risicoanalyse bij de definitiefase. Deze wordt meestal na de PSU uitgevoerd, in een aparte en compacte werksessie. Daarnaast kan het nuttig zijn om een krachtenveldanalyse te maken.
Projectcontract
Het projectcontract is de set afspraken die sturing geeft aan jouw project. Je legt hierin vast wat jullie doen, binnen welke kaders, en hoe jullie samenwerken – met de opdrachtgever én met elkaar. Als een echte deal, een psychologisch contract.
Uitvoeringsfase
In de uitvoeringsfase wordt het werk gedaan: taken en activiteiten worden uitgevoerd om de (deel)resultaten te realiseren. Afhankelijk van de inhoud van het project worden vaak inhoudelijke deelfasen onderscheiden. De uitvoering van een IT-project ziet er bijvoorbeeld heel anders uit dan die van een bouwproject.
Duurt de uitvoering langere tijd (vuistregel: meer dan 4–5 maanden), dan is het verstandig om een project fresh-up meeting te organiseren. Dit is een compacte werksessie als vervolg op de PSU, waarin het team tussentijds evalueert en het activiteitenplan voor de volgende fase aanscherpt. Langere projecten kennen vaak meerdere van dit soort momenten.
Tijdens de uitvoering is het belangrijk om de opdrachtgever en belangrijkste belanghebbenden regelmatig te informeren over de voortgang. Veel organisaties gebruiken hiervoor voortgangsrapportages; ons advies is om deze eenvoudig en overzichtelijk te houden.
Resultaten
In ieder project komt er een moment dat alle resultaten uit het projectcontract zijn opgeleverd. Vaak is dit een symbolisch moment omdat de echte oplevering vooral bestaat uit deelresultaten die gaandeweg de uitvoeringsfase worden afgerond. Voor een voorspelbaar project is het daarom belangrijk om die deelresultaten tijdens de definitiefase goed te beschrijven.
Het is essentieel dat het inhoudelijke werk in het project klaar is vanaf dit moment. Als de projectopdracht zaken als revisies, aanpassingen, nazorg of implementatiewerkzaamheden bevat, dan horen die in de laatste deelfase van de uitvoering te worden uitgevoerd.
Afrondingsfase
Deze compacte fase is bedoeld om het project netjes af te ronden. Vaak vinden er administratieve werkzaamheden plaats, zoals een laatste overzicht van de bestede uren en het bestede budget. Vier daarnaast vooral een feestje om de succesvolle afronding van het project te vieren. Het is goed gebruik dat de opdracht van projectteam (en dus ook de projectleider) formeel beëindigd wordt. In het projectmanagementjargon heet dat: decharge verlenen (door de opdrachtgever).
Het is zeer professioneel (en nuttig) om projecten af te ronden met een eindevaluatie.
Evaluatie
Het is zeer professioneel (en nuttig) om projecten te evalueren. In het fasen-overzicht staat de evaluatie aan het einde getekend, maar ook tussentijds (bijvoorbeeld bij een project freshup in een lange uitvoeringsfase) is evalueren een goed gebruik wat veel winst voor het vervolg van het project kan opleveren.
Bij een goede projectevaluatie worden de teamleden betrokken en wordt aandacht besteed aan alle kwadranten van de PMC-lemniscaat. Het gaat daarmee verder dan een klanttevredenheidsonderzoek.
Project Startup
Een project startup (PSU) is een gezamenlijke werkbijeenkomst met het hele projectteam. Je neemt hier bewust de tijd om het project samen op te zetten en helderheid te creëren. Afhankelijk van de omvang kan een project startup één of meerdere dagen duren. Voor kleinere projecten komen soms PSU's van een halve dag voor.
Doel en agenda
In deze workshop werk je samen aan de projectdefinitie: wat is de opdracht, welke resultaten leveren we op en wat valt niet binnen het project. Vervolgens bouwt het team tijdens de project startup ook het activiteitenplan. Je bepaalt samen welke activiteiten nodig zijn, in welke volgorde, binnen welke tijd en wie waarvoor verantwoordelijk is. Door deze onderdelen gezamenlijk uit te werken ontstaat een gedeeld beeld, eigenaarschap en een stevig vertrekpunt voor de uitvoering. De opdrachtgever van de PSU is bij een gedeelte van de dag te gast.
Agenda
Iedere PSU is anders en vraagt om maatwerk. Een goede intake is essentieel, maar voorbeeldagenda’s kunnen helpen als inspiratie.
- Download hier de agenda voor een ééndaagse project startup
- Download hier de agenda voor een tweedaagse project startup
PMC-facilitator
Voor projectleiders is het vaak een hele uitdaging om een project startup goed te faciliteren en daarnaast inhoudelijk mee te ontwerpen aan het project. Daarom investeren veel organisaties in PMC-facilitators: speciaal opgeleide procesbegeleiders die de werkvormen van PMC op hun duimpje kennen en de projectleider kunnen ontzorgen in het ontwerpen, voorbereiden en uitvoeren van projectbijeenkomsten zoals de PSU. Hier vind je meer informatie over de PMC-facilitators en de opleiding voor deze rol.
