Niet al het werk is een project. Als je elke klus projectmatig aanpakt, wordt het werk al snel inefficiënt. Daarom is het belangrijk om verschillende vormen van werk te herkennen, los van hoe ze worden genoemd. Sommige ‘projecten’ zijn in de praktijk routinewerk, een programma of een verkennend proces. Het juiste label helpt om de juiste aanpak te kiezen.
In de onderstaande figuur leggen we de verschillende vormen uit. Klik in de figuur om per onderdeel meer informatie te bekijken.
Routinewerk is werk dat structureel terugkomt.
Het is vaak vastgelegd in procedures en kwaliteitssystemen, zoals schoonmaak, onderhoud, salarisadministratie of gestandaardiseerde laboratoriumanalyses. Dit soort werk pak je niet projectmatig aan. Projectmatige werkvormen maken het hier juist onnodig ingewikkeld.
Pas wanneer er iets unieks bijkomt of de werkwijze verandert, verschuift routinewerk richting een project. Denk aan de eerste keer dat meerdere specialisten samen een bijzondere operatie uitvoeren.
Helderheid over het eindresultaat is cruciaal voor elk project.
Een projectresultaat is altijd een concreet product – ook wel een deliverable. Denk aan een gebouw, rapport, bijeenkomst, website of app.
Een handig denkcriterium is de vraag: kan het kapot? Wat je kunt slopen, verscheuren, annuleren of deleten, kun je als resultaat benoemen.
Is het (nog) niet duidelijk welke concrete resultaten worden opgeleverd, dan is het geen project.
Een project voer je volgens de definitie uit met een team.
Heb je wel een unieke opgave met een concreet resultaat, maar werk je er alleen aan, dan spreken we van een resultaatgerichte aanpak in de lijnorganisatie. Denk aan een HR-medewerker die zelfstandig nieuwe HR-documenten ontwikkelt.
Ook dan kun je veel projectmatige principes gebruiken. Je hebt geen team om op te sturen, maar aandacht voor de omgeving, structuur en afstemming helpt om voorspelbaar tot resultaat te komen.
Sommige opgaven zijn wel uniek, maar vragen om sturing op doelen in plaats van resultaten. Doelen gaan over verandering en herken je aan woorden als beter, mooier, goedkoper of efficiënter. Denk aan veiliger werken, duurzamer bouwen of efficiënter inkopen.
Sturen op doelen noemen we programmatisch werken. Dat is anders dan projectmatig werken. In een project is het doel het vertrekpunt van de opdrachtgever; het projectteam levert een concreet resultaat. Een programmamanager (en programmateam) stuurt langere tijd op doelen en kan meerdere projecten en activiteiten inzetten om het gewenste effect te bereiken. In de opdracht heeft het programmateam daar ruimte voor.
Sommige opgaven zijn (nog) zo onduidelijk dat het niet mogelijk is om afspraken te maken over resultaten of doelen. Eerst moet worden verkend hoe de opgave precies in elkaar zit en welke informatie wel en niet relevant is. Het risico bij dit soort vraagstukken is dat ze blijven groeien: er wordt steeds meer informatie bij gehaald, zonder dat er echte voortgang ontstaat.
In zulke situaties is het verstandig om procesmatig te werken, in de vorm van een verkennend proces. Procesmatig werken betekent hier nadrukkelijk géén vast bedrijfsproces of procedure.
Het gaat om een stapsgewijze verkenning, waarbij na elke stap bewust wordt besloten of een volgende stap nodig is, of dat een andere vorm van werk beter past (bijvoorbeeld een project). Vooraf spreek je per stap af welk tussenresultaat wordt opgeleverd, zoals een analyse of adviesdocument. Zo worden ook vage en complexe vragen stap voor stap beter hanteerbaar en voorspelbaar.
