Werken in een projectorganisatie is iets anders dan werken in een lijnorganisatie. Het is daarom erg belangrijk om duidelijke afspraken te maken over wie welke rol heeft. Zorg begrijpt hoe de rollen werken en voor het einde van de definitiefase alle rollen voor het project duidelijk hebt vastgelegd in het projectcontract. Tijdens gesprekken hierover met de opdrachtgever, teamleden en belanghebbenden kan het nuttig zijn om een schematisch overzicht te tekenen of om eerst een krachtenveldanalyse te maken.
Strategisch system
Ook wel opdrachtgevend systeem genoemd: alle beslissers in het project horen hierin thuis. Hier vind je de financiers, eindverantwoordelijk managers en eventuele samenwerkingspartners. De opdrachtgever vertegenwoordigt het hele strategische systeem richting het projectteam.
Stuurgroep
Een speciaal gedeelte van het strategisch systeem. Een stuurgroep is een regelmatig terugkerend overleg waarin de opdrachtgever kan overleggen met de belangrijkste beslissers. Stuurgroepen zijn niet verplicht, je hebt ze alleen nodig als de opdrachtgever deze andere beslissers niet al regelmatig in andere overleggen ziet. In samenwerkingen tussen organisaties zijn stuurgroepen vaak essentieel.
Belangrijk: in projecten zijn stuurgroepen geen democratie. De opdrachtgever blijft eindverantwoordelijk en heeft de beslissende stem. Projectleiders zijn altijd te gast in stuurgroepen, de opdrachtgever zit zelf voor.
Opdrachtgever
De vertegenwoordiger van het strategisch systeem en het directe aanspreekpunt voor de projectleider. Hij neemt de besluiten over het starten, stoppen en wijzigen van het project. Een opdrachtgever kan zijn rol alleen goed vervullen als hij voldoet aan 4 kenmerken:
- Bevoegd om te beslissen namens de overige leden van het strategisch systeem. Een goede stuurgroep kan hierbij helpen.
- Bereikbaar voor de projectleider
- Bekwaam in het bij elkaar brengen van verschillende belangen zodat er besluiten kunnen worden genomen
- Betrokken bij de inhoud van het project: hij heeft er belang bij dat het goed gaat
Uitvoerend systeem
Hierin zitten de werkers van het project: iedereen die activiteiten en taken uitvoert die bijdragen aan de projectresultaten. De projectleider leidt dit systeem en is het eerste aanspreekpunt voor de opdrachtgever.
Belangrijk: alleen mensen die daadwerkelijk iets produceren hebben rol in deze helft van het project. Iedereen die erbij zit als vertegenwoordiger van een groep of afdeling, voor 'het draagvlak', vertraagt en compliceert de samenwerking. We noemen dit 'projecttoerisme'. Geef ze een plek aan de zijlijn van het project in bijvoorbeeld een gebruikersgroep of klankbordgroep. Dat werkt prettiger en efficiënter voor iedereen.
Projectleider
De projectleider geeft leiding aan het uitvoerend systeem van het project. Binnen PMC heeft de projectleider een duidelijk faciliterende taak: zorgen dat teamleden optimaal in staat worden gesteld om samen het project vorm te geven en uit te voeren.
Projectteam
De ideale omvang van een projectteam ligt tussen de 3 en 7 personen. Als een team groter wordt dan adviseren we om een deelteam te vormen rond een specifiek onderwerp of groep activiteiten. We spreken dan vaak van deelprojecten, werkpakketten of work packages. Het (meewerkend) teamlid dat dit aanstuurt is de deelprojectleider van dit onderdeel.
Projectondersteuner
Projecten bevatten veel regelwerk. Het is daarom efficiënt en handig als projectleiders ondersteuning hebben. Dat kan variëren van secretariële ondersteuning tot het uitvoeren van projectmanagementtaken, zoals het aanscherpen van de planning met een groepje teamleden. Professionele projectleiders hebben vaak meerdere ondersteuners tot hun beschikking en kunnen zo meerdere complexe projecten tegelijk leiden. Goede projectondersteuners krijgen vrijwel dezelfde opleiding als projectleiders.
Belanghebbenden
Vertegenwoordigers van belanghebbenden, gebruikers en andere afdelingen krijgen een plek in een klankbordgroep, gebruikersgroep of reviewteam. Maak duidelijke afspraken over de bijeenkomsten en de onderwerpen die wel en niet op de agenda staan. Het doel is om de expertise te benutten en goede ambassadeurs voor het project te krijgen, zonder dat ze dagelijkse afstemming van de projectteamleden erdoor verstoord wordt.
